Personlig effektivitet – Slik tar du ferie med god samvittighet!

Personlig effektivitet – Slik tar du ferie med god samvittighet!

Få 10% rabatt på alle kurs og konferanser

Tro det eller ei, men ferien nærmer seg. Nattekulden har knapt sluppet taket, men ferien er faktisk rett rundt hjørnet. Før du vet ordet av det er kveldene svale, og nettene lyse. For meg er våren intens, og jeg har allerede nå en følelse av at det bare kommer til å si «svisch!», så er det plutselig sommer.

Ferie er en tid for rekreasjon og refleksjon, allikevel følges den av en lett følelse av stress og utilstrekkelighet. Du jobber og jobber helt til ferien plutselig er der, og allikevel rekker du ikke alt som skulle vært gjort. Akkurat når du har roet litt ned ringer en kollega fra jobben, og behøver hjelp med å finne noen dokumenter. Og når du er tilbake på jobb etter tre-fire deilige ferieuker møter du en stappfull mailboks og kanskje hundrevis av uleste mail.

Kanskje tenker du at du har god tid, men gjør du noe konkret allerede nå for å forberede før ferie er du godt forberedt, og trenger ikke kjenne deg fullt så stresset.

Da jeg her om dagen ble intervjuet om hva man kan gjøre for å planlegge ferien på en strukturert måte, svarte jeg:

1. Sett av tid rett før og rett etter ferien. Blokkér uken før slik at du ikke har noen møter da (eller i det minste så få som mulig). Du kan trenge en uke for å få ferdig både oppgaver du virkelig trenger å avslutte før du tar ferie, og oppgaver andre «bare trenger litt hjelp til før du forsvinner».

2. Mens du er borte fortsetter mailene å rase inn. Når du kommer tilbake må du ta hånd om alle sammen. Hvis du da har fylt den første uke med møter blir du hengende enda en uke etter, og det kan lett ta flere uker (og kanskje måneder), før du er ajour. Blokkér derfor den uken du kommer tilbake også. Jeg pleier å si: Én uke borte = en hel dag med mailhåndtering etterpå (jeg får mellom 60 og 80 mail om dagen).

3. Gjør materiell kollegaene trenger når du er borte lett tilgjengelig. Vil du bli mindre forstyrret av at noen spør hvor de finner dokumentene til et prosjekt, legg fram de permene eller mappene det er mest sannsynlig at de kommer til å trenge. Selv om det er en stund til ferien bør du allerede i dag begynne å lage en lapp eller et dokument, der du frem til siste dag før ferien skriver opp det materiell du suksessivt kommer på at noen kan få bruk for mens du har ferie. På den måten bygger du en sjekkliste du kan bruke før du går fra kontoret siste arbeidsdag. Rett før du går legger du frem alt som står på sjekklisten. Nå kan andre finne materiellet lettere (hvis det ellers er tomt på skrivebordet ditt ).

4. Gå gjennom din «to do»-liste og ta frem oppgaver som forfaller mens du har ferie. Bestem allerede nå om du:

  • Flytter forfallsdato til et senere tidspunkt (og gir beskjed til dem du skal utføre oppgaven for)
  • Flytter forfallsdato til et tidligere tidspunkt (så du får gjort oppgavene før du tar fri)
  • Delegerer til en kollega som er på jobb mens du har ferie (planlegg når du skal lære opp vedkommende hvis nødvendig)

Knirkefritt både inn i, og ut av, ferien
Hvis du allerede nå tar tyren ved hornene, slik at ikke ferien blir preget av stress og slit, kommer du til å få enda mer glede av ukene med fri. Du kommer raskere i gang etter ferien, uten å behøve å bære en tung ulest mail-byrde når du er tilbake igjen.

Lykke til, og god ferie J

David Stiernholm, struktør