Når er en oppgave et prosjekt?

Når er en oppgave et prosjekt?

Elin Maageng Jakobsen har 17 års erfaring fra prosjektopplæring og her deler hun sine tanker rundt definisjonen av et prosjekt.

Jeg fikk et spørsmål fra en kursdeltaker i forrige uke: ”Når er egentlig en oppgave stor nok til å defineres som et prosjekt?” Det er et veldig godt spørsmål.

Den klassiske prosjektdefinisjonen inneholder noen avgjørende elementer:

  • Tydelig hensikt og mål med oppgaven
  • En viss grad av unikhet – akkurat dette resultatet har vi ikke levert før
  • En midlertidig organisasjon
  • Begrensninger i tid og ressurser – som regel penger, kompetanse, tilgjengelige personer eller teknologi

Men hva med alle de mellomstore oppgavene? De du nesten kan fullføre på egenhånd, eller i en liten gruppe, som ikke krever fulltidsarbeid…..

Er det egentlig hensiktsmessig å oppgradere disse til Prosjekter med stor P, og dermed dra i gang masse prosjektadministrasjon som kanskje føles som merarbeid?

Jeg vil gi dere noen innspill til den vurderingen.

Impact

Stanford University trekker frem ”impact” som et vesentlig element her. Mens en oppgave – ”task” – har begrenset betydning og risiko, vil et prosjekt være mer omfattende og ha større impact og også større risiko. Hvis man undervurderer oppgavens betydning, risikerer man å utvikle et resultat som ikke fungerer for de som skal bruke det.

Interessenter

Ved å organisere en oppgave som et prosjekt, sikrer man ivaretakelse av interessene til de som blir berørt – på godt og vondt – av prosjektet, det gjelder både i gjennomføringen og i implementeringen.

Mangelfull identifikasjon og ivaretakelse av interessenter er en gjenganger når mine kursdeltakere forteller om alvorlige tabber.

Oversikt

Hvis man umiddelbart har vanskelig for å se omfanget av oppgavene, vil det være hensiktsmessig å ta et skritt tilbake og vurdere ”burde dette vært organisert som et prosjekt?”

Noen faktorer som taler for at oppgaven bør behandles som et prosjekt:

Kilde: Stanford Education

  • Potensiell betydning – antall brukere, og funksjonens viktighet
  • Antall grupperinger/interessenter som blir involvert
  • Potensiell risiko – både vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens
  • Nyimplementering – enten ny funksjon eller at oppgaven er ny for denne personen
  • Kompleksitet
  • Tid – både til å løse oppgaven, og til å hente seg inn hvis det blir problemer

Noen spørsmål du kan stille deg:

Hvis du er usikker på svarene, bør du kanskje sette i gang med prosjektplanlegging

  • Hvilken myndighet har du fått? Er mandatet ditt klart, eller kommer du til å trenge avsjekk underveis – og hvilken rolle er det du rapporterer til? Kan noen komme inn og overstyre deg?
  • Hvorfor skal oppgaven utføres?
  • Hvordan vet du at oppgaven er fullført? Er det flere som kan ha synspunkter på akkurat dette?
  • Hvor viktig er denne oppgaven i forhold til de andre oppgavene du har ansvaret for? Hvilken prioritet har den? Hvor mye haster det?
  • Vil du kunne gjennomføre denne oppgaven uten avgjørende innspill og bidrag fra andre personer? Har du selv kompetansen som trengs?

Husk: Veldig mye av metodikken i prosjektadministrasjon er nyttig selv om oppgaven i seg selv ikke kvalifiserer som prosjekt. Selv uten en definert prosjektorganisasjon vil det være bra å tenke på prioritet, interessenter, leveranse, milepæler og fremdrift.

Er du interessert i Prosjektledelse? Sjekk ut kurset Prosjektlederskolen!

Prosjekt - Confex
Elin Maageng Jakobsen