Slik lager du en optimal fraværsmelding

Slik lager du en optimal fraværsmelding

Fraværsmelding er svært viktig når du er på ferie eller borte fra kontoret. Enten du har ferie i hele sommer, tar langhelg eller er ute på kurs, er det viktig å sette opp fraværsmelding på e-posten. De fleste mailprogrammer gir deg mulighet til å enkelt lage en fraværsmelding, eller out-of-office-melding.

Hvis noen mailer deg er det en ganske stor sjanse for at de vil ha en eller annen tilbakemelding innen rimelig tid.  Med en fraværsmelding får avsenderen umiddelbart beskjed om at du ikke er tilgjengelig, og kan ta standpunkt til om henvendelsen kan vente til du er tilbake eller om det må løses på andre måter.

Det er mange eksempler på mangelfulle, lite hjelpsomme og rett og slett dårlige fraværsmeldinger.

Men med noen enkle grep kan fraværsmeldingen bli gjort om til god service.

Fraværsmelding som god service inneholder info om:

  1. Takk for henvendelsen
  2. Har du ferie/fri eller på jobb?
  3. Når kommer du tilbake?
  4. Når kan man forvente svar på mailen?
  5. Skal man kontakte deg eller noen andre om man ønsker svar før du er tilbake?
  6. Er det noen saker som skal behandles annerledes?
  7. Hvem du er og hvordan du kan kontaktes

Du må også unngå skrivefeil og feil i datoene, og husk å ha med signatur med navn og kontaktinfo.

 

Eksempel på en god fraværsmelding

Hei,

Takk for din henvendelse.

Jeg er på kurs til og med 24. juni, og jeg vil svare på e-posten din når jeg er tilbake på kontoret torsdag 25. juni.

Er det noe som haster, send meg en sms med hva det gjelder på 999 99 999.

Gjelder det påmelding eller spørsmål om våre kurs og konferanser, så vil vårt kundesenter hjelpe deg på tlf. 05877 eller kunde@confex.no.

 

Med vennlig hilsen

Kari Nordmann
Prosjektleder

Confex Norge AS
E-post: kunde@confex.no
Mobil: +47 999 99 999
Sentralbord: +47 05877

Slik gjør setter du opp en fraværsmelding i Outlook

Når du har skrevet fraværsmeldingen din kan du aktivere den i Outlook ved å følge 7 enkle trinn:

1. Trykk på fanen «Fil» (øverst til venstre på skjermen) når du står i Outlook. Du starter da på punktet Informasjon i menyen.

Fraværsmelding

2. Klikk på Automatiske svar knappen.

3. Huk av for Send automatiske svar.

4. Angi tidsrommet fraværsmeldingen skal sendes ut i

2

5. Huk av på Bare send i dette tidsintervallet.

6. Skriv inn en svarmelding i tekstfeltet. Her kan du velge mellom ulike meldinger til interne og eksterne adresser.

7. Trykk OK – og du har fått en fraværsmelding.

ill
God ferie, langhelg eller kursdag!

Vil du bli flinkere til å bruke Office? Les mer og meld deg på kurset Jobb smartere i Office

PS: Et tips kan være å skrive «du får svar på mailen din innen» en dag etter du er kommet tilbake fra ferie – så gir du deg selv bedre tid til å overholde din egen frist, rydde opp i mailboksen og gi ordentlige tilbakemeldinger.