Excel-formler mellom ark

Excel-formler mellom ark

Det vil ofte være ryddig å organisere Excelfilene med ulik informasjon i ulike ark. Da trenger man å lage formler mellom arkene. Her er noen tips til hvordan disse lages samt om smart organisering av arkene.

 

1. Organisering av arkene

Som eksempel kan vil tenke oss en Excelfil med ett ark pr måned, og et totalark som skal hente data fra månedsarkene. Kan se ut omtrent slik som vist under.

 

Tips: Legg merke til at vi har lagt summen for januar i toppen, celle B1 – ikke i bunnen (eks B9). Slik sikrer vi at summen alltid er i samme celle for alle månedene – B1 – uavhengig av antall rader med salg. Dette gjør det langt enklere å lage formler mellom arkene enn om man skulle ha lagt sumformelen i bunnen av kolonne B.

 confexblogg1

 

 

2. Hente data fra ett ark

For så å hente en verd fra ett ark til et annet kan man bruke formlene <arknavn>!<celle>, eks. =jan!B1 for å hente B1 fra arket JAN, se figur

 

Tips: Unngå mellomrom, komma og andre snodige tegn i arknavnet – da slipper man å bruke ‘ (apostrof) når man senere lager formler mellom ark. Hadde vi over kalt arket for Jan 2015 så måtte formelen bli =’jan 2015’!B1, og slikt blir man ikke lykkelig av.

confexblogg2

 

 

3. Summere flere ark med én formel

Dersom man er sikker på at alle månedsarkene i eksemplet er strukturert likt – eks at månedssummen står i B1 i alle arkene – kan man summere alle 12 månedsarkene med én formel slik:

 

=SUMMER(Jan:Des!B1)

Har du engelsk versjon av Excel brukes SUM istedenfor SUMMER

 

Denne summerer altså celle B1 fra alle arkene fra og med JAN til og med DES. Og her er det rekkefølgen arkene ligger i som teller, ikke kalenderen.

 

 

4. Et par hurtigtaster til bruk når du jobber med flere ark

 

For å bla mellom arkene kan du trykke Ctrl + PgUp eller Ctrl + PgDn

 

For å enkelt velge blant mange ark kan du høyreklikke på trekantene nederst til venstre i skjermen, se figur. Dette er en aldri så liten Excelhemmelighet, og velegnet til å imponere kollegaer og andre forbipasserende.

confexblogg3

 

Kopiere ark gjør du enkelt ved å dra arket til siden mens du holder ctrl nede.

 

 

Skrevet av

Jon-Gunnar Pettersen

Excelkonsulent

www.JGP.no